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domingo, 28 de octubre de 2012

El control administrativo

Primero que todo el control se puede explicar cómo el mecanismo con el que se puede comprobar que las cosas se realicen como fueron previstas en su momento, de acuerdo con las cumplimiento de las misión propuesta.

                                                

¿Por qué es importante el control?

Porque es el vinculo final en las funciones que pertenecen a la gerencia. Es la única forma que tienen los gerentes para saber si los objetivos organizacionales se están cumpliendo y si no identificar las razones por las que no se están logrando. El valor de la función de control radica en su relación con la planeación, el empowerment y la protección de los centros de trabajo.

Si los gerentes no ejercieran control, no tendrían forma de saber si sus objetivos y planes van de acuerdo con lo previsto ni que acciones deben tomar en el futuro.

Otra razón importante por la que el control es importante es el empowerment que significa el otorgamiento de poder a los empleados. Muchos gerentes se niegan a conferir poder a sus empleados porque temen que estos cometan algún error por el cual el gerente deba responsabilizarse. Por lo tanto, muchos gerentes se sienten tentados a hacer las cosas por si mismos y evitan el empowerment. Sin embargo esta renuencia se reduce si los gerentes desarrollan un sistema de control eficaz que proporcione información y retroalimentación sobre el desempeño de los empleados.

Y por ultimo una de las razones de mayor importancia es que permite facilitar la delegación y el trabajo en equipo. Actualmente en la administración participativa también  ha habido un aumento de  la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Más bien lo que hace es que realiza un cambio en la índole del proceso de control. Por  lo tanto, permite que el gerente controle de una muy buena manera el avance de sus empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.


Los enfoques para diseñar sistemas de control

El Control de Mercado:

Usa mecanismos externos, como la competencia de precios y la participación relativa en el mercado, para establecer las normas que se utilizan en el sistema. Es más común que lo utilicen las organizaciones que sus productos o servicios son específicos y distintivos y que enfrentan una gran competencia en el mercado.
El control del mercado es no apropiado en controlar departamentos funcionales, a menos que el precio para los servicios se fije a través de la competición y de su representante del valor verdadero de servicios proporcionados.
  
-Ejemplo: Empresa Apple

El balance ha generado que actualmente Mac controle el 5% del mercado computacional de estos momentos. En un estudio que realizaron con compradores del iPod marca una nueva realidad, donde los resultados muestran que el 19% tienen intensiones claras de cambiarse al mundo de Mac.

Varias marcas importantes de PC como HP han imitado al reproductor de iPod, sin resultados importantes. Esto inicia un cambio fuerte de Mac a seguir implantando tecnologías para dominar mas mercado como es el reciente proyecto de Mac mini una computadora barata con sistema operativo OS X.


El Control Burocrático:

Destaca la autoridad organizacional. Esta más que todo basado en los mecanismos de la administración y de jerarquía, como lo son las normas, reglamentaciones, políticas, la estandarización de las actividades, descripción de puestos, procedimientos y presupuestos y esto es para asegurar que los empleados exhiben comportamientos apropiados y que cumplen con las normas de desempeño establecidas.

-Ejemplo: Empresa Arcomex
Las formas burocráticas del control del proceso de trabajo son formas importantes en el desarrollo de la organización del trabajo de Arcomex antes y después de los noventas, pues fijan el marco para la obediencia y disciplina de los trabajadores a través de la vigilancia estricta de los supervisores, de la contratación y selección de personal, así como el establecimiento de turnos y jornadas laborales con sus niveles y puestos de trabajo que definen objetivos claros de la política laboral de la empresa.

El Control de Clan:

Este regula el comportamiento de los empleados por medio de los valores compartidos, rituales, normas y otros aspectos de la cultura de la organización. Es utilizado con constante frecuencia por las organizaciones en los que son comunes los equipos y la tecnología cambia con rapidez.
La organización que utiliza este control requiere  que predomine la confianza entre sus empleados.

-Ejemplo: Empresa HP Hewlett-Packard

Ayuda a que los empleados compartan el éxito de la compañía que con su trabajo hacen posible; brindarles oportunidades de empleo basado en el desempeño; crear en forma conjunta un entorno laboral seguro, interesante e incluyente que valore sus diversidades y reconozca las contribuciones individuales; contribuir a que obtengan un sentido de satisfacción y logro en sus tareas.

Administración
 Escrito por Stephen P. Robbins,Mary Coulter



Según Robbins y Coulter existen 3 tipos de control, los cuales se explicaran a continuación y se dará a conocer un ejemplo de cada uno de ellos para comprenderlos de una mejor manera.

Control preventivo o previo:
La clave de un control previo es tomar la acción relacionada con la administración antes de que surja un problema. Por ejemplo se puede mencionar la contratación de personal con anticipación que ayuda a evitar demoras potenciales, el contratar personal capacitado asegura un buen rendimiento; una buena comunicación organizacional asegura que todos los puestos sepan que es lo que se espera de ellos.

Control Concurrente:
También es llamado control concomitante, este tiene lugar mientras se va desarrollando la actividad. La administración puede corregir los problemas que se presenten antes de que estos logren volverse costosos o en cierto caso hasta peligrosos. La forma más conocido de este control es la supervisión de manera directa, el administrador puede vigilar de manera concurrente las acciones que realizan sus empleados y corregir los problemas según se presenten.
La demora entre la actividad y la corrección es mínima. Existe la posibilidad de diseñar un equipo técnico que incluya controles concurrentes. Por ejemplo, la mayoría de las computadoras se programan para proporcionar a quien las opera una respuesta inmediata si comete un error. Si se procesa una orden equivocada, los controles concurrentes del programa la rechazaran y quizás hasta informen donde está el error.

Control Posterior: Este mas que todo está prácticamente basado en la retroalimentación, tiene lugar después de realizada la acción. La desventaja es que para cuando el administrador tiene la información, el daño ya esa hecho. Pero sin embargo, en muchas de las actividades, el control posterior es el único tipo de control disponible. Este cuenta con 2 ventajas sobre los controles de tipo previo y concurrente.
Como antes se mencionaba, está muy ligado a la retroalimentación y además esta le proporciona a los administradores información que es de provecho sobre la efectividad del proceso de planeación. 

Por ejemplo, si la retroalimentación indica poca variación entre el estándar y el desempeño verdadero, es muy evidente que la planeación ha sido lo suficiente buena. Pero si mas bien la desviación es grande, un administrador puede utilizar esta información para hacer más efectivos los nuevos planes.

Es importante destacar que el control posterior puede incrementar la motivación de los empleados al poder brindarles información acerca de su desempeño en la empresa. 




Funciones de la administración

 Escrito por Boland, Lucrecia - Carro, Fernanda - Stancatti, María Jesús - Gismano, Yanina - Banchieri, Lucía

jueves, 18 de octubre de 2012

Reflexión :)

¿Por qué es importante que un administrador(a) desarrolle sus habilidades de comunicación?

"Una orden mal dada es una tarea mal realizada".

La mayoría de los fracasos que ocurren en nuestro contexto diario se deben mas que todo a la mala comunicacion , ya sea de tipo técnico,  debido a un mal lenguaje,  por una mala escritura, mal entrenamiento o por caracter personal, como prejuicios de raza, religión o intereses privados. Un buen administrador hará bien en revisar sus sistemas y métodos comunicativos y mejorarlos a través de un estudio de la materia.La importancia de que un administrador pueda desarrollar las habilidades de comunicacion se basa mas que todo en que si aprende a comunicar, transmitir  podra hasta entusiasmar a sus subordinados y que ellos tambien lo logren de la mejor manera,ya sea que puedan compartir sus inquietudes o criticas constructivas viendolo desde ese punto y vicersa, es decir que existan fuertes canales de comunicacion y que la confianza se enrriquezca cada vez mas para que ademas estos logren comprender lo que su administrador les pone como tareas y el trabajo junto con la produccion sean cada vez mas efectivos y eficientes.

Las barreras de la comunicación


Para ampliar un poco más los conocimientos acerca de este tema, se explicara el concepto de comunicación que se resume básicamente en que  la comunicación es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados que son comprensibles para ambos.

La comunicación eficaz se logra entre dos personas se produce cuando el receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor. En medio de esta interacción puede presentarse ciertas distorsiones que son llamadas barreras, estas no nos permiten esa comunicación de manera eficaz y se explicaran a continuación.

Barreras para la Comunicación Eficaz

Filtrado: Es la manipulación deliberada por parte del emisor para que parezca más favorable para el receptor. El principal determinante es el número de niveles en una estructura de la organización. Cuantos más niveles verticales haya en la jerarquía, la probabilidad es aun más alta. Factores como el temor de comunicar malas noticias y el deseo de complacer al jefe llevan a los empleados a contar a sus superiores lo que creen que quieren oír y distorsionan las comunicaciones ascendentes.

Percepción Selectiva: La percepción selectiva se refiere a una serie de distorsiones cognitivas relacionadas a la forma en que afectan las expectativas a la percepción. En el proceso de la comunicación los receptores ven y escuchan selectivamente, basados en sus necesidades, experiencia, antecedentes y otras personales. Si bien sabemos la mayoría de las ocasiones no vemos la realidad, sino que interpretamos lo que vemos y lo llamamos realidad.

Sobrecarga de Información: Es la condición en la que el caudal de la información excede la capacidad de procesamiento del individuo. Cuando tenemos más información de la que podemos clasificar y aprovechar esto da como resultado que en la mayoría de los casos se descarte, ignore o se olvide ella y se evite su procesamiento hasta que se sobrecarga en su límite.

Emociones: Las emociones son experiencias muy complejas y para expresarlas utilizamos una gran variedad de términos, además de gestos y actitudes. El estado de ánimo que se tenga en el momento en que se recibe una noticia o un mensaje, este influirá en la forma en que se interprete. Las emociones juegan un papel muy importante porque según sea por ejemplo el estado de nuestro ánimo ya sea si estamos enojados se interpretara de una manera muy diferente a que estuviéramos entusiasmados.

Lenguaje: Las palabras tienen significados distintos para las diversas personas. La educación y los antecedentes  culturales son tres de las variables más obvias que influyen en el lenguaje que usa una persona y en las definiciones que les da a las palabras. Es importante destacar que aunque dos personas hablen el mismo idioma, están lejos de usarlo de manera uniforme. Si  supiéramos como modificar cada uno el lenguaje, las dificultades de comunicación serian mínimas pero se vuelve un poco complicado.

Ansiedad por la comunicación: Esta es muy predominante en la comunicación pues se dice que según algunos estudios y cálculos a próximamente que del  5 al 20% de la población sufren este miedo al comunicarse. Este miedo es un problema grave ya que afecta a toda una categoría de técnicas e la comunicación. Las personas sufren este trastorno y experimentan tensión y ansiedad injustificadas ante la comunicación oral o escrita.


¿Cómo pueden evitarse o corregirse?


Las empresas han de ser conscientes de la importancia que la comunicación tiene en la organización, por lo que deben desarrollar buenos y eficientes sistemas de comunicación, que eviten las barreras que puedan surgir durante el proceso de la comunicación y que causan un impedimento en el mensaje para que este se interprete correctamente por el receptor. Además una de las principales razones por las cuales la mayoría de las personas logran tener un desarrollo eficaz y lograr perder ese miedo y superar estas barreras que se mencionaron es la retroalimentación, pues esto les da seguridad y les permite eliminar ciertas actitudes que son las causantes de provocar estas barreras.